Chuẩn hoá hệ thống thông tin - Nền tảng bền vững cho chính quyền địa phương hai cấp

<p style="text-align: justify;">Trong tiến trình sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy theo mô hình chính quyền hai cấp, việc nâng cấp và chuẩn hóa hệ thống thông tin phục vụ điều hành (hệ thống văn bản điện tử, họp trực tuyến, thư điện tử công vụ, phần mềm quản lý cán bộ, công chức, viên chức - CBCCVC) không chỉ là nhiệm vụ kỹ thuật mà còn là yêu cầu cấp bách để bảo đảm vận hành liên tục, minh bạch và hiệu quả của bộ máy nhà nước. Những hoạt động này đang được triển khai đồng bộ, có lộ trình rõ ràng, với sự tham gia chủ động của ngành Khoa học và Công nghệ cùng các cơ quan liên quan.</p>

Khi thực hiện mô hình chính quyền hai cấp, cấu trúc tổ chức, phân cấp nhiệm vụ và địa giới hành chính có thể thay đổi, điều này đòi hỏi hệ thống thông tin phải được điều chỉnh kịp thời, tránh tình trạng dữ liệu phân mảnh, hồ sơ "rơi" giữa các bộ phận. Do đó, việc chuẩn hóa dữ liệu, đồng bộ cây đơn vị, tích hợp API giữa hệ thống phần mềm nội bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia là bước nền tảng. Văn bản hướng dẫn triển khai Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW đã nêu rõ yêu cầu rà soát, nâng cấp phần mềm, điều chỉnh cơ sở dữ liệu để phù hợp với mô hình tổ chức mới, đồng thời kết nối, đồng bộ với các API quốc gia.

Trong điều hành hiện đại, văn bản không còn đơn thuần là tài liệu giấy, văn bản điện tử và thư điện tử công vụ đã trở thành phương tiện chính để truyền đạt chỉ đạo, giao nhiệm vụ và lưu trữ hồ sơ. Việc nâng cấp hệ thống văn bản điện tử cấp tỉnh, liên thông với cổng văn bản quốc gia giúp bảo đảm tính pháp lý, truy vết, và giảm thời gian xử lý. Cùng với đó, hệ thống thư điện tử công vụ được chuẩn hóa về quản lý tài khoản, phân quyền, lưu trữ và bảo mật, giúp cán bộ vận hành thông suốt trong môi trường số.

Kinh nghiệm trong đại dịch đã chứng minh họp trực tuyến là công cụ hiệu quả trong quản trị nhà nước. Tuy nhiên, để họp trực tuyến trở thành kênh điều hành chính thức và an toàn, cần nâng cấp nền tảng hội họp đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin, khả năng lưu trữ biên bản, ghi âm, và tích hợp với hệ thống văn bản điện tử để nghiệm thu, giao việc ngay trong phiên họp. Nhiều địa phương đã bắt đầu chuẩn hóa hạ tầng hội nghị truyền hình, xây dựng quy chế tổ chức họp trực tuyến tương thích với quy định pháp lý nhằm bảo đảm tính minh bạch và truy trách nhiệm.

Quản lý cán bộ công chức, viên chức là một nội dung then chốt. Để mô hình hai cấp vận hành chính xác, Bộ Nội vụ đã chỉ đạo triển khai Cơ sở dữ liệu Quốc gia về CBCCVC theo mô hình tổ chức mới, yêu cầu các phần mềm quản lý tại bộ, ngành và địa phương phải cập nhật, ký số hồ sơ và đồng bộ dữ liệu theo API chuẩn. Việc này nhằm bảo đảm mọi thay đổi về vị trí, nhiệm vụ, hợp đồng, kết quả đánh giá đều được phản ánh kịp thời trên cơ sở dữ liệu dùng chung, phục vụ công tác điều động, luân chuyển, đánh giá hiệu quả công vụ.

Khi hệ thống được nâng cấp và chuẩn hóa, chính quyền địa phương sẽ nhận thấy ba tác động rõ rệt: (1) Tốc độ xử lý công việc tăng lên khi văn bản, hồ sơ luân chuyển điện tử; (2) minh bạch và trách nhiệm giải trình được cải thiện nhờ lịch sử truy vết và công khai tiến độ; (3) trải nghiệm người dân, doanh nghiệp được nâng cao khi thủ tục ít giấy tờ, kết quả trả nhanh qua nền tảng điện tử. Những kết quả này là minh chứng rằng công nghệ, khi được quản trị tốt, sẽ thực sự phục vụ con người chứ không phải là gánh nặng hành chính.

Con đường chuẩn hóa không thiếu thử thách: Hạ tầng viễn thông ở vùng sâu còn hạn chế; phần mềm cũ, dữ liệu chưa chuẩn hóa; năng lực công nghệ của đội ngũ cấp cơ sở khác nhau; yêu cầu an toàn, bảo mật dữ liệu phải được đảm bảo tuyệt đối. Để vượt qua, cần tập trung: (i) Đầu tư hạ tầng dùng chung và nền tảng đám mây; (ii) chuẩn hóa dữ liệu, triển khai API chuẩn và bản đồ dữ liệu; (iii) đào tạo, chuyển đổi năng lực cho cán bộ; (iv) hoàn thiện khung pháp lý về lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu.

Nâng cấp và chuẩn hóa hệ thống thông tin phục vụ điều hành chính quyền hai cấp không chỉ là công việc của bộ máy công nghệ, mà là cam kết của toàn bộ hệ thống chính trị với người dân và doanh nghiệp: Cam kết đảm bảo hoạt động liên tục, minh bạch, có trách nhiệm và hiệu quả. Khi văn bản, họp trực tuyến, thư điện tử và dữ liệu cán bộ được chuẩn hóa và liên thông, chính quyền không chỉ "vận hành" mà còn "phục vụ" một cách chuyên nghiệp hơn.