Phát biểu khai mạc Hội nghị, ông Đỗ Đình Rô, Phó Chánh Văn phòng Bộ KH&CN nhấn mạnh, công tác văn thư, lưu trữ gắn với toàn bộ quá trình hình thành, xử lý và lưu giữ thông tin, góp phần phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành, cải cách hành chính và xây dựng môi trường làm việc số tại Bộ.
Phó Chánh Văn phòng Bộ KH&CN Đỗ Đình Rô phát biểu khai mạc Hội nghị.
Thời gian qua, Bộ KH&CN đã đẩy mạnh quản lý văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số và số hóa tài liệu. Tuy nhiên, quy trình giữa các đơn vị vẫn chưa hoàn toàn đồng bộ, việc lập hồ sơ điện tử chưa được chuẩn hóa, khối lượng tài liệu cần số hóa còn lớn, kỹ năng và nhận thức về quản trị tài liệu số chưa đồng đều.
Toàn cảnh Hội nghị.
Đại diện Văn phòng Bộ nhấn mạnh, vai trò của cán bộ văn thư như "người các cổng", kiểm soát chất lượng văn bản trước khi ban hành và tiếp nhận thông tin vào cơ quan. Các sai sót về thể thức, căn cứ pháp lý, quản lý văn bản, con dấu hay bí mật chữ ký số đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động và uy tín của cơ quan.
Trong môi trường số, nguy cơ mất an toàn thông tin và vi phạm quy định bảo vệ bí mật nhà nước có thể gây hậu quả nghiêm trọng.
Văn phòng Bộ đề nghị các đơn vị bố trí cán bộ đủ năng lực, đồng thời quán triệt tinh thần: “Đoàn kết trong phối hợp, chủ động trong công việc, cẩn trọng trong từng văn bản, bứt phá trong cách làm và đổi mới sáng tạo trong từng nghiệp vụ”.
Trong khuôn khổ Hội nghị, TS. Nguyễn Thị Chinh, Trưởng phòng Quản lý nghiệp vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trình bày chuyên đề hướng dẫn các nội dung nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới. Chuyên đề nhấn mạnh bước chuyển tư duy từ “quản lý tài liệu” sang “quản trị dữ liệu”, dựa trên ba trụ cột gồm: quản trị quốc gia dựa trên dữ liệu, bảo vệ chủ quyền dữ liệu và kiến tạo sức mạnh mềm dân tộc.
TS. Nguyễn Thị Chinh, Trưởng phòng Quản lý nghiệp vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trình bày chuyên đề.
Chuyên đề đồng thời cập nhật Luật Lưu trữ 2024, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP, Thông tư số 05/2025/TT-BNV, Thông tư số 06/2025/TT-BNV và Nghị định số 31/2026/NĐ-CP; trong đó mức xử phạt vi phạm hành chính tối đa là 30 triệu đồng đối với cá nhân và 60 triệu đồng đối với tổ chức.
Để tháo gỡ các điểm nghẽn trong quy trình, báo cáo chuyên đề đề xuất 5 trọng tâm cải tiến tại Bộ KH&CN gồm: Loại bỏ thao tác trung gian không tạo giá trị; gộp các khâu kiểm tra trùng lặp; tự động hóa thao tác kỹ thuật lặp lại; liên thông dữ liệu để thông tin chỉ nhập một lần; gắn giải quyết công việc với lập hồ sơ để sẵn sàng nộp lưu khi hoàn thành.
Tiếp đó, ông Nguyễn Công Minh, đại diện Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS giới thiệu Giải pháp Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử của Bộ KH&CN.
Hệ thống được thiết kế nhằm tự động hóa quy trình thu nộp, bảo quản tài liệu an toàn, lâu dài, đồng thời tối ưu hóa khả năng khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số của Bộ theo các chuẩn mực kỹ thuật hiện hành.
Dưới sự điều hành của lãnh đạo Văn phòng Bộ, các đại biểu tập trung trao đổi, làm rõ những vướng mắc trong quá trình xử lý công việc, biện pháp phòng ngừa sai sót và cơ chế phối hợp giữa các đơn vị.
Các đại biểu chụp ảnh lưu niệm.
Bế mạc Hội nghị, lãnh đạo Văn phòng Bộ KH&CN khẳng định sẽ tiếp tục nghiên cứu, ứng dụng các tính năng kiểm soát tự động trên hệ thống quản lý văn bản; đồng thời đề nghị các đơn vị chủ động rà soát quy trình, sớm đưa các giải pháp cải tiến vào thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ.
