Theo Quy chế ban hành kèm Quyết định số 3463/QĐ-BKHCN ngày 01/11/2025, hệ thống được xây dựng theo hướng minh bạch, liên thông và xử lý xuyên suốt trên môi trường số, từ khâu tiếp nhận, phân loại đến phản hồi kết quả và giám sát tiến độ xử lý hồ sơ.
Tổ chức, cá nhân là công dân Việt Nam có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID để đăng nhập và gửi đề xuất, sáng kiến trực tuyến trên Cổng. Hệ thống hoạt động liên tục 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày mỗi tuần. Hồ sơ được nộp theo biểu mẫu điện tử thống nhất, kèm tài liệu minh chứng nếu có.
Sau khi gửi thành công, hệ thống tự động ghi nhận thời điểm tiếp nhận và gửi thông báo xác nhận qua email hoặc tài khoản đăng ký của người đề xuất.
Toàn bộ biểu mẫu được công khai trên Cổng Sáng kiến. Trường hợp gặp khó khăn trong quá trình gửi hồ sơ hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật, người dùng có thể liên hệ qua email contact.sangkien@mst.gov.vn hoặc kênh Zalo hỗ trợ được công bố trên hệ thống.
Người dân, tổ chức đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID để gửi sáng kiến trực tuyến trên Cổng Sáng kiến KH,CN,ĐMST&CĐS.
Quy chế yêu cầu nội dung đề xuất phải được trình bày bằng tiếng Việt, rõ ràng, không viết tắt; bảo đảm tính trung thực, chính xác, không vi phạm pháp luật, không xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ hoặc dữ liệu cá nhân của tổ chức, cá nhân khác và không gửi trùng lặp nhiều lần.
Một trong những điểm đáng chú ý là toàn bộ dữ liệu, phản hồi và thông điệp điện tử phát sinh trong quá trình xử lý trên Cổng đều có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy theo Luật Giao dịch điện tử. Dữ liệu được lưu trữ tối thiểu 5 năm theo quy định pháp luật; các cơ quan xử lý có trách nhiệm bảo mật và không được chia sẻ ra ngoài nếu chưa được phép.
Về quy trình xử lý, các sáng kiến đột phá sau khi gửi lên Cổng sẽ được Quỹ Phát triển KH&CN Quốc gia tiếp nhận, trình Bộ trưởng Bộ KH&CN thành lập hội đồng đánh giá theo Quyết định số 2266/QĐ-TTg ngày 14/10/2025 của Thủ tướng Chính phủ về quy trình xét chọn sáng kiến đột phá.
Đối với các sáng kiến không thuộc nhóm đột phá, Quỹ sẽ thực hiện phân loại và xác định cơ quan có thẩm quyền xử lý. Các đề xuất hỗ trợ pháp lý được hệ thống tự động chuyển tới đơn vị phụ trách theo quy định; nhu cầu hợp tác, tìm kiếm công nghệ quốc tế được chuyển đến Vụ Hợp tác quốc tế; đề xuất hỗ trợ kinh phí được kết nối với hệ thống quản lý nhiệm vụ KH&CN của Bộ. Những nội dung khác sẽ được chuyển đến đơn vị chuyên môn tương ứng theo chức năng, nhiệm vụ.
Quy chế cũng quy định rõ thời hạn xử lý nhằm tăng tính minh bạch và trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận. Trong vòng 5 ngày làm việc, hồ sơ không đáp ứng yêu cầu sẽ bị từ chối và thông báo rõ lý do. Trong vòng 7 ngày làm việc, hồ sơ không thuộc thẩm quyền Bộ KH&CN sẽ được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền xử lý.
Đối với hồ sơ hợp lệ, hệ thống sẽ chuyển đến đơn vị chuyên môn để tổ chức đánh giá và cập nhật kết quả theo đúng thời hạn quy định.
Các đơn vị xử lý có trách nhiệm kiểm tra nội dung, xác định phạm vi thẩm quyền, tổ chức đánh giá sáng kiến và cập nhật kết quả lên hệ thống, kể cả trường hợp được công nhận hoặc không được công nhận. Người gửi hồ sơ được thông báo kết quả qua email hoặc tài khoản đăng ký.
Bên cạnh đó, hệ thống cũng tích hợp chức năng thống kê, cảnh báo và theo dõi tiến độ nhằm phục vụ công tác giám sát của các cơ quan quản lý.
Theo Quy chế, đơn vị chủ trì xử lý phải công khai toàn bộ hoặc một phần nội dung sáng kiến, trừ trường hợp thuộc phạm vi bảo mật hoặc cần trì hoãn công bố để bảo đảm tính mới khi đăng ký sáng chế. Nếu chưa có quy định chuyên ngành riêng, thời hạn xử lý tối đa không quá 30 ngày kể từ khi tiếp nhận đầy đủ thông tin. Kết quả xử lý phải được cập nhật lên Cổng trong vòng 3 ngày làm việc sau khi hoàn thành.
Việc đưa Cổng Sáng kiến vào vận hành được xem là bước tiếp theo trong quá trình số hóa hoạt động quản lý nhà nước về Người dân, tổ chức đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID để gửi sáng kiến trực tuyến trên Cổng Sáng kiến KH,CN,ĐMST&CĐS, đồng thời tạo cơ chế tiếp nhận thuận tiện hơn cho người dân, doanh nghiệp và cộng đồng nghiên cứu trong việc đề xuất ý tưởng, giải pháp và sáng kiến mới.