Chuyển từ xử lý văn bản sang quản trị dữ liệu và AI
Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, ban hành đầu năm 2025, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong tư duy quản trị công. Không chỉ là định hướng kỹ thuật, kế hoạch này đặt ra một cách tiếp cận mới: Chuyển từ quản lý hành chính dựa trên văn bản sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu và trí tuệ nhân tạo.
Trong nhiều năm, hoạt động hành chính vẫn vận hành theo mô hình truyền thống, dựa trên quy trình xử lý văn bản giấy và luân chuyển hồ sơ qua nhiều tầng phê duyệt. Cách làm này tạo ra độ trễ lớn trong xử lý công việc, đòi hỏi nguồn lực lớn cho khâu văn thư, lưu trữ và kiểm tra chéo, đồng thời hạn chế khả năng khai thác dữ liệu phục vụ ra quyết định.
Kế hoạch 02 đặt ra bước chuyển căn bản khi yêu cầu "thúc đẩy chuyển đổi số liên thông, đồng bộ, nhanh, hiệu quả, lấy dữ liệu làm trung tâm". Điều này đồng nghĩa với việc chuyển trọng tâm quản lý từ văn bản sang dữ liệu từ xử lý hồ sơ thủ công sang vận hành trên nền tảng số. Dữ liệu được yêu cầu chuẩn hóa, chia sẻ và tích hợp để các cơ quan có thể tiếp cận, khai thác và phân tích theo thời gian thực. Khi dữ liệu trở thành trục chính của điều hành, bộ máy có khả năng dự báo, giám sát và ra quyết định dựa trên bằng chứng thay vì phụ thuộc vào chuỗi báo cáo thủ công như trước đây. Đây chính là nền tảng để tái cấu trúc toàn bộ quy trình, giảm các bước trung gian và tăng mức độ minh bạch.
Thúc đẩy chuyển đổi số liên thông, đồng bộ, nhanh, hiệu quả, lấy dữ liệu làm trung tâm.
Đặc biệt, việc lần đầu tiên đưa AI, dữ liệu lớn, trợ lý ảo và thiết bị bay không người lái vào nhóm công nghệ trọng tâm của một văn bản cấp Trung ương cho thấy sự thay đổi đáng kể trong tư duy hoạch định chính sách công nghệ. Những công nghệ này không chỉ được coi như công cụ hỗ trợ mà được định vị là thành phần thiết yếu của hệ thống điều hành. AI xử lý dữ liệu lớn, trợ lý ảo hỗ trợ cán bộ trong tác vụ thường ngày và thiết bị bay phục vụ giám sát hiện trường đều góp phần hình thành mô hình quản trị dựa trên công nghệ cao.
Động lực cho một mô hình vận hành mới
Nếu trước đây, số hóa chủ yếu dừng ở bước chuyển văn bản giấy thành tệp điện tử, thì với GenAI, toàn bộ quy trình hành chính có thể được tổ chức lại theo hướng tự động hóa và cá nhân hóa.
Trong mô hình này, mỗi cán bộ, công chức có thể được hỗ trợ bởi một trợ lý số hoạt động theo thời gian thực, đảm nhiệm hầu hết các tác vụ hành chính lặp lại. Hệ thống có khả năng tự động soạn thảo công văn, báo cáo, tờ trình dựa trên dữ liệu và mẫu chuẩn; tóm tắt nhanh các văn bản pháp quy dài hàng chục trang; tra cứu và viện dẫn pháp lý theo yêu cầu với độ chính xác cao; đồng thời hỗ trợ quản lý công việc thông qua nhắc lịch, phân loại ưu tiên và theo dõi tiến độ. Việc ứng dụng trợ lý số giúp giảm đáng kể thời gian xử lý thủ công, chuẩn hóa nội dung văn bản và nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân cũng như của toàn bộ cơ quan.
Đẩy mạnh chuyển đổi số giúp thời gian xử lý giảm 70-80% thời gian.
Các thử nghiệm cho thấy thời gian xử lý có thể giảm 70-80%, trong khi chất lượng và tính nhất quán của tài liệu được cải thiện rõ rệt. Ở cấp hệ thống, GenAI có thể đảm nhận vai trò trung tâm phân tích dữ liệu: Đọc, phân loại, định tuyến văn bản; tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh và dựa trên bằng chứng. Cơ quan nhà nước chuyển từ mô hình xử lý thụ động sang mô hình điều hành chủ động dựa trên dữ liệu theo thời gian thực.
Một điểm cốt lõi của Kế hoạch 02 là bảo đảm nguyên tắc ứng dụng công nghệ vì mục tiêu nâng cao chất lượng phục vụ, không phải thay thế con người. Khi được hỗ trợ bởi các công cụ tự động hóa và phân tích thông minh, cán bộ, công chức có điều kiện tập trung hơn vào công việc có hàm lượng chuyên môn, sáng tạo và tương tác với người dân.
Việc ứng dụng AI cũng góp phần tăng mức độ minh bạch, nhất quán và giảm phụ thuộc vào quy trình thủ công. Đây là bước tiến cần thiết để tiến tới mô hình Chính phủ trí tuệ nhân tạo giai đoạn nâng cao của Chính phủ số, nơi dữ liệu, công nghệ và con người phối hợp nhịp nhàng để tạo ra bộ máy hành chính tinh gọn, hiệu quả.
Khi GenAI trở thành công cụ hỗ trợ phổ biến và mỗi công chức được trang bị một "trợ lý số", mô hình vận hành của cơ quan nhà nước sẽ dịch chuyển từ xử lý thủ công sang xử lý dựa trên dữ liệu và tự động hóa thông minh. Thời gian giải quyết công việc được rút ngắn, sai sót giảm, việc tổng hợp và phân tích thông tin trở nên chính xác và nhất quán hơn. Điều quan trọng hơn là chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp được cải thiện nhờ khả năng phản hồi nhanh, minh bạch và dựa trên bằng chứng số. Công nghệ vì thế không chỉ cải thiện năng suất mà còn nâng chuẩn mực quản trị công.
Trong bối cảnh đó, Kế hoạch 02-KH/BCĐTW không dừng ở vai trò một văn bản mang tính kỹ thuật, mà trở thành định hướng chiến lược cho quá trình tái cấu trúc phương thức làm việc của bộ máy hành chính. Việc xác định rõ dữ liệu và trí tuệ nhân tạo là trụ cột của điều hành cho thấy sự cam kết mạnh mẽ trong đổi mới quản trị nhà nước. Kế hoạch này tạo nền tảng để ứng dụng AI theo cách có kiểm soát, có mục tiêu và phù hợp thực tiễn, hướng tới xây dựng bộ máy tinh gọn, hoạt động dựa trên dữ liệu và vận hành theo chuẩn mực của Chính phủ số hiện đại.
